Algemeen
Waar let je op bij het digitaliseren van je IT-landschap?
De digitalisering van je IT-landschap
Bij digitalisering gaat het niet alleen om het automatiseren van werkprocessen, maar bijvoorbeeld ook om het efficiënter maken van processen met als doel omzetvergroting, kostenverlaging en medewerkerstevredenheid te waarborgen. Zeker in tijden van krapte op de arbeidsmarkt is het essentieel voor organisaties om op meerdere vlakken naar digitalisering te kijken. Waar moet je op letten bij het digitaliseren van je IT-landschap? Robin Hart, Digital Business Consultant bij Garansys, wijst op het belang van bewustwording en inzicht, het in kaart brengen van je organisatie, het evalueren van je huidige IT-strategie, het identificeren van bottlenecks met behulp van de Theory of Constraints en het opstellen van een gedegen businesscase.
“Digitaliseren heeft in mijn beleving alleen zin als het echt waarde toevoegt. Kijk daarom waar het meest te winnen valt in businesswaarde.”
Digitaliseren en automatiseren. In de praktijk worden ze vaak in één adem uitgesproken. “Toch is er een belangrijk onderscheid tussen deze twee termen,” legt Robin uit, “want bij automatiseren ligt de focus op het automatiseren van je werkproces met als doel de productiviteit te verhogen. Met digitaliseren praten we ook over automatiseren, maar daarnaast maak je het proces efficiënter. Met als doel om je als bedrijf te kunnen onderscheiden ten opzichte van je concurrenten. Om die reden is het voor organisaties van cruciaal belang om op de verschillende assen (omzet, kosten en medewerkerstevredenheid) te kijken naar manieren om de processen dusdanig te digitaliseren, volgens de nieuwste trends. Bij Garansys doen we dit altijd vanuit de Microsoft-stack.”
Bewustwording en inzicht
“Wanneer je je landschap gaat digitaliseren, zijn er altijd een aantal cruciale punten waar je op moet letten”, geeft Robin aan. “Het begint allemaal bij bewustwording en inzicht. In de praktijk zien we vaak dat organisaties wel een beeld hebben bij wat ze moeten digitaliseren, maar niet goed weten waar ze moeten beginnen en in sommige gevallen weten ze niet wat ze überhaupt kunnen gaan digitaliseren en bijvoorbeeld welke mogelijkheden de klant heeft binnen de eigen technologiestack.”
Je organisatie in kaart brengen
Een belangrijke stap is volgens Robin om eerst je organisatie goed in kaart te brengen. “Vanuit Garansys gaan we te werk met een Business Model Canvas waarin je inzichtelijk maakt wie je concurrenten zijn, wat jouw onderscheidend vermogen is ten opzichte van deze concurrenten en wat je missie en visie zijn.”
IT-strategie aansluitend op bedrijfsstrategie
“Vervolgens is het belangrijk om te kijken of jouw huidige IT-strategie nog wel aansluit bij jouw bedrijfsstrategie. Soms kan het zo zijn dat een klant nog helemaal geen IT-strategie heeft of dat deze maar minimaal aansluit op de bedrijfsstrategie. Hoe kan IT bijdragen aan de bedrijfsdoelstellingen? Hoe ga je jouw IT-landschap dusdanig inrichten dat deze compleet aansluit bij jouw bedrijfsdoelstellingen? Grotere organisaties hebben dit vaak wel, maar het is nooit gek om deze geregeld even ernaast te houden om te kijken in hoeverre dit nog matcht.”
Het in kaart brengen van je processen met TOC
Vanuit dit vertrekpunt kom je daarna pas bij het punt van het digitaliseren van de processen. En daar komt volgens Robin vooral de achterliggende gedachte van de Theory of Constraints van managementgoeroe Eliyahu Goldratt naar voren, oftewel TOC. Deze knelpuntentheorie vormt de basis van onze werkwijze: “Belangrijk is om dan een deelproces inzichtelijk te maken door daar een analyse op te maken. Je kijkt naar het proces en brengt de bottlenecks in kaart, je kunt TOC daarin goed gebruiken om te bepalen wat de grootste bottleneck is, daarmee begin je. Daarna zou ik verder gaan met in kaart brengen van hoe het huidige proces is en hoe we dat nu gaan digitaliseren.”
Kwantitatieve en kwalitatieve requirements in je businesscase
“Op basis daarvan zal je, wanneer je stappen wilt zetten als het gaat om digitalisering, een businesscase moeten maken”, geeft Robin aan. “Enerzijds breng je dan de kosten in kaart en kijk je naar de kwantitatieve aspecten, oftewel de cijfers. Dit is wat de investering is en dit zijn de opbrengsten. Maar belangrijk is om ook een kwalitatieve kant in jouw businesscase op te nemen. Stel, je bent een organisatie die op dit moment gebruikmaakt van een standaard softwarepakket. Wanneer je een kleine speler bent en een wijziging zou willen maken in dit pakket, komt jouw verzoek ergens onder op de stapel. Dan kan het zo zijn dat je als organisatie weer meer aan het stuur wilt staan om te bepalen welke kant het opgaat. Dat is een kwalitatieve requirement en dit kan je niet zozeer in geld of cijfers uitdrukken. Wij willen een oplossing waarin we meer betrokken zijn bij de ontwikkeling en grip hebben op welke kant de applicatie op beweegt. Dan heeft die organisatie dus een kwalitatief argument om te kiezen voor bijvoorbeeld een meer maatwerkproduct.”
Oplossingsrichting
“Digitaliseren heeft in mijn beleving alleen zin als het echt waarde toevoegt. Kijk daarom waar het meest te winnen valt in businesswaarde”, geeft Robin aan. “In je businesscase schets je altijd meerdere scenario's als het gaat om een oplossingsrichting, omdat de oplossingsrichting ook bepalend is voor je investeringskosten. Soms is het zo dat een standaardpakket voordeliger is, maar als jij bijvoorbeeld honderden gebruikers hebt en hele hoge licentiekosten betaalt, dan is dat ook niet slim. Om die reden zullen we altijd meerdere scenario's schetsen waarbij je als klant een duidelijke afweging kunt maken.”
Expertise partij
Je kunt volgens Robin dan juist goed gebruikmaken van de expertise van een gespecialiseerde partij. “Ons doel vanuit Garansys is altijd het geven van een oprecht advies, waarbij het niet het doel is om iets te adviseren wat aansluit op de technologie die we bij Garansys bieden. Soms is het gewoon het meest voordelig om je bedrijfsproces aan te pakken, in plaats van te digitaliseren of te werken met een andere technologie. Ook dan moet je als IT-organisatie transparant zijn!”
Wie is Robin Hart?
Hiervoor werkte Robin als softwaretester en businessanalist bij een softwareontwikkelaar en vijf jaar geleden maakte hij de overstap naar Garansys om te werken in de rol van Business Analist. Hij maakt nu de stap naar de rol van Digital Business Consultant bij Garansys, waarin hij opdrachtgevers begeleidt om de stap naar digitalisering te maken.
Meer weten? Neem contact op!
Marjon van Schaik
Business Development
06-10922020
m.schaik@garansys.nl