Vervanging van Beslagportaal bij Domeinen Roerende Zaken: een praktische benadering

Aanleiding vervanging Beslagportaal

DRZ is de wettelijke bewaarder van in beslag genomen (roerende) goederen. Daarnaast is DRZ bij wet aangewezen om overtollige goederen van de Rijksoverheid te verwerken, zoals meubilair. Met het hoofdkantoor in Apeldoorn en een aantal opslaglocaties in Hoogeveen, Bleiswijk en Soesterberg verzorgt DRZ het beheer van goederen die of bewaard of uiteindelijk verkocht of vernietigd moeten worden.

Het Beslagportaal werd meer dan een decennium geleden geïntroduceerd als een pilot-applicatie om het proces van in beslag genomen voorwerpen vast te leggen en te delen met verschillende ketenpartners. Gebouwd op Drupal versie 7, ondersteunde het portaal elf jaar lang het ketenproces beslag. Echter, met het naderen van de end-of-life status van de applicatie, ontstond de dringende noodzaak voor een technische vernieuwing.

“Zes jaar geleden wilden we al een soortgelijke vervanging realiseren, alleen ging er in de keten een project met als doel de hele beslagketen te verbeteren, waarbij Beslagportaal vervangen zou worden, lopen. Realisatie van de nieuwe ketenvoorziening kost echter meer tijd dan verwacht. DRZ besloot daarom begin 2023 om eerst zelf het bestaande Beslagportaal één op één te vervangen. We zijn aan de slag gegaan met een uitvraag voor een Nadere Overeenkomst (NOK) binnen een bestaande mantel, waarbij Garansys werd gekozen om de herbouw te gaan doen”, vertelt Jan van Dijk die al geruime tijd gedetacheerd is bij DRZ en sinds anderhalf jaar als projectleider voor de vervanging van het Beslagportaal werkzaam is.

De gekozen aanpak: kennis uit de markt betrekken

Voorafgaand aan de officiële aanvraag legde DRZ drie scenario’s voor aan de mantel leveranciers: volledige herbouw, upgrade van Drupal, of continueren van het noodzakelijke onderhoud aan het huidige Beslagportaal. Door deze vroege betrokkenheid konden de leveranciers hun kennis en expertise al in een vroeg stadium inbrengen.

Dit leidde tot de keuze voor een één-op-één herbouw van het Beslagportaal met gebruik van nieuwe technologieën. De opdracht omvatte tevens de migratie van data van het oude naar het nieuwe Beslagportaal, de technische implementatie inclusief koppelingen, en na livegang, het support, onderhoud en applicatiebeheer.

Functiepuntanalyse

Een externe partij voerde een functiepuntanalyse uit, wat zorgde voor een objectieve inschatting van de systeemomvang bij de uitvraag aan de mantel leveranciers en hielp discussies over kosten te vermijden. Jan: “Bij aanvang van het project hebben we een goede keuze gemaakt door de uitvraag voor offertes te baseren op functiepunten, en een prijs per functiepunt te vragen. Dit zorgde voor duidelijkheid en voorkwam eindeloze discussies over specificaties en omvang. Door de functiepunten objectief te laten meten door een derde partij, konden we later ook objectief beoordelen of er sprake was van meerwerk. Deze aanpak zorgde voor een transparante en efficiënte samenwerking.”

Factor tijd

Een belangrijke keuze was om het bestaande proces ongewijzigd te laten. Gezien het lopende traject onder leiding van het Openbaar Ministerie, waarbij het beslagproces opnieuw wordt ingericht, werd besloten het proces intact te laten en alleen de onderliggende techniek te vervangen. Dit zorgde voor minder vertragingen en een vlottere overgang.

Theo Hessels, die al 31 jaar bij DRZ werkt en sinds 2015 bij de afdeling informatiebeheer, kent de vereisten van een applicatie als Beslagportaal door en door. Hij vertaalt gebruikerswensen naar functionele specificaties voor de ontwikkelaars. “We hebben hier vooral gekeken naar hoe het oude systeem werkte en hoe we dat konden vernieuwen”, legt hij uit. “Er vond geen procesoptimalisatie plaats en er werd geen data opgeschoond. Hoewel dat een unieke kans was, hebben we dit bewust achterwege gelaten om tijd te besparen.”

Kritieke momenten

Tijdens het project kwamen er verschillende tegenvallers aan het licht. Jan: “Het oude Beslagportaal was in Drupal gebouwd, wat veel standaard functionaliteit biedt. Hierdoor misten we beheerfuncties in de nieuwe oplossing, die we later moesten toevoegen. Ten tweede hebben we de beveiliging aangescherpt, wat problemen veroorzaakte voor gebruikers van verschillende organisaties (politie, Openbaar Ministerie, bijzondere opsporingsdiensten) die via uiteenlopende overheidsnetwerken op Beslagportaal inloggen. Dit bleek lastiger dan verwacht en vereiste technische noodgrepen die Garansys voor ons heeft gerealiseerd.”

Een andere tegenvaller was de datamigratie van het oude naar het nieuwe systeem. De oude leverancier was overgenomen en medewerkers hadden nieuwe rollen gekregen, waardoor veel kennis verloren was gegaan. Jan: “De datastructuur van Drupal was complex en het kostte veel moeite om de data te exporteren. Garansys heeft uiteindelijk zelf gezorgd voor een snelle, efficiënte exportoplossing.” Theo vult aan: “De oude leverancier kon de database-export niet voor elkaar krijgen, maar Garansys kwam snel met een goede basisoplossing. Deze hebben we gefinetuned, waardoor we de data in delen konden exporteren en importeren. Dit versnelde het proces aanzienlijk.”

Leermomenten

Bij toekomstige projecten zal er meer aandacht besteed worden aan enkele belangrijke punten, die allemaal min of meer voortkomen uit de factor 'tijdsdruk', aldus Theo: “Een belangrijk leerpunt is het eerder betrekken van externe keten partijen (gebruikers) bij ogenschijnlijk kleine aanpassingen. Zo ontdekten we pas bij de start van het testtraject dat het wijzigen van een URL de toegang tot Beslagportaal voor de politie blokkeerde vanwege hun netwerkbeveiliging. Door dergelijke zaken eerder te onderzoeken, had het testtraject veel soepeler kunnen verlopen.

Daarnaast is het essentieel om te zorgen voor een representatieve testomgeving met bruikbare testdata. Tijdens het project hadden testers alleen toegang tot computer-gegenereerde data met onrealistische gegevenscombinaties, wat leidde tot ontevredenheid en minder zorgvuldige tests. Dit resulteerde na de livegang in een golf van incidenten. In toekomstige projecten moeten we ervoor zorgen dat er tijdig een kopie van een productiedatabase beschikbaar is in de testomgeving, om dergelijke problemen te voorkomen.

Tot slot moeten we meer tijd reserveren om grote stappen in het project te oefenen, zoals datamigratie en gebruikerstoegang. Bij de livegang duurde de datamigratie langer dan verwacht, en de laatste stap, het sturen van mails met een eenmalige login-link aan alle actieve gebruikers, verliep niet goed. Door deze stappen vaker te oefenen, hadden we een soepeler live-weekend kunnen hebben. Hoewel alles uiteindelijk goed kwam en we op tijd klaar waren, veroorzaakte dit op het laatste moment veel spanning en stress. In toekomstige projecten willen we dergelijke situaties voorkomen door meer aandacht te besteden aan deze kritieke onderdelen.”

Tips voor soortgelijke projecten

Voor collega's binnen de Rijksoverheid die met soortgelijke projecten aan de slag gaan, hebben Jan en Theo enkele waardevolle tips. Jan: “Zodra je afwijkt van een plan ontstaan er altijd discussies, dus mijn tip zou zijn: hou het project klein en overzichtelijk.” Theo kan dit alleen maar beamen: “Tijdens onze tests kwamen gebruikers met extra wensen, maar wij zorgden ervoor dat deze binnen de perken bleven.”

Het is ook belangrijk om aandacht te besteden aan koppelingen met andere systemen, zoals de aanlevering vanuit de politie en opsporingsdiensten, aldus Jan: “Bij ons project hebben we ervoor gekozen om de koppelvlakken na de livegang eerst nog via het oude systeem te laten lopen. Hierdoor hoefden de ketenpartners niet allemaal gelijktijdig aanpassingen door te voeren, wat ons in staat stelde deze koppelingen later bilateraal aan te passen. Deze aanpak minimaliseerde afhankelijkheden en verhoogde de kans op een succesvolle uitvoering. Hoe autonomer je kunt opereren, hoe groter de kans op succes”, aldus Jan.

Samenwerking met Garansys

Beide hebben de samenwerking met Garansys als heel plezierig ervaren, vooral door de korte lijnen en snelle schakelmogelijkheden. Jan: “DRZ is een kleine organisatie, waar we snel kunnen schakelen. Datzelfde geldt voor een externe partij als Garansys; ook hier waren de lijnen kort en verliep het contact tussen beide partijen zeer goed. Dit zorgde ervoor dat incidenten snel opgelost werden. We hielden wekelijks contact via een korte Teams-vergadering om openstaande issues te bespreken. Dit wekelijkse overleg was zeer effectief.”

Theo: “De samenwerking met Garansys verliep prettig, mede dankzij het jonge en flexibele team dat snel inspeelde op veranderingen en prioriteitswijzigingen. Ze dachten functioneel mee en brachten ideeën aan tafel die we gezamenlijk konden bespreken. Hun betrokkenheid bij het oplossen van problemen met Beslagportaal als gevolg van netwerkproblemen bij het Openbaar Ministerie was bijzonder waardevol. 
Ook de korte responstijden op vragen - vaak al binnen een half uur - maakte de samenwerking zeer efficiënt. Deze wederzijdse responsiviteit werd ook aan hun kant gewaardeerd.”

Resultaat: geslaagd!

De livegang van het nieuwe Beslagportaal vond begin maart plaats, na enkele aanpassingen in de planning vanwege technische uitdagingen. DRZ is tevreden met het resultaat en blijft werken aan verdere optimalisatie van onder meer de gebruikersinterface en -ervaring.

Jan: “Aanvankelijk hadden we bij de uitvraag bij de mantel leveranciers verwacht bij een low-code oplossing uit te komen, maar Garansys kwam met een andere aanpak: ‘degelijk programmeren’ m.b.v. .NET. De productiviteit was hoger, mede door het gebruik van standaard componenten en hun eenvoudige en robuuste oplossing sprak ons aan. Het simpel houden van de oplossingsrichting, de aanpak, de één-op-één vervanging, dus zonder functionele veranderingen en het ontkoppelen van het wijzigen van de koppelvlakken, zodat we in overleg met de betrokken ketenpartners zelf konden bepalen wanneer we die omzetten, waren cruciale succesfactoren voor ons.”

Theo: “Hoewel elke applicatie zijn problemen heeft en er af en toe nog wel een issue opduikt, is het nieuwe systeem aanzienlijk beter dan het oude. Het is mooier, sneller en we kunnen er jaren mee vooruit. Bovendien zijn er nu weer mogelijkheden ontstaan om nieuwe wensen op te pakken, wat ons en de gebruikersorganisaties tevredenstelt.”