Vernieuwing website Contactpunt Bouwproducten

Wat was de aanleiding voor de vernieuwing van de website?
“Het contract met de vorige leverancier liep af op 1 mei. Dit betekende dat er binnen een paar maanden een nieuwe website moest komen, inclusief alle vereiste functionaliteiten. Een flinke uitdaging aangezien het gaat om een verplicht contactpunt voor de markt over bouwproducten. Hierdoor hadden we weinig ruimte voor vertraging.”

Hoe zijn jullie erin geslaagd om de juiste partij te vinden voor zo'n complexe opdracht binnen de gestelde tijd?
“De opdracht is uitgezet via de Mantel leveranciers, waarbij meerdere leveranciers zijn uitgenodigd. Ze kregen in een een-op-een gesprek toelichting op de huidige website, de functionaliteiten en de opdracht. Het was voor mij belangrijk om dit persoonlijk te bespreken. Zo kon ik de context volledig meegeven. Ik heb ook duidelijk aangegeven dat ik geen IT-expert ben en die rol bewust zo gehouden tijdens het traject. Daarom heb ik mezelf bewust afzijdig gehouden van de technische details. We hadden behoefte aan een goed werkende website, vergelijkbaar met de huidige, met alle benodigde functionaliteiten.”

Je gaf aan dat je geen IT-expert bent. Hoe heb je je rol in dit proces vormgegeven?
“Het lijkt een detail, maar het zorgde vanaf het begin voor veel duidelijkheid bij de betrokken partijen. Dat is een les die ik anderen zou willen meegeven: laat een uitvraag die te vergelijken is met dit traject niet door een IT-expert doen, maar door iemand die inhoudelijk verantwoordelijk is voor het project. Dit maakt de rollen en verantwoordelijkheden meteen helder, en dat werkte in dit geval erg goed. Mijn rol was vooral om snel beslissingen te nemen en vragen te beantwoorden, zodat er geen vertraging ontstond. Daarnaast zorgde ik ervoor dat ik, wanneer er vragen waren bij de overdracht van de oude naar de nieuwe leverancier, snel kon ingrijpen.”

Hoe zou je de samenwerking met Garansys beschrijven?
“Garansys heeft veel ervaring met overheidsopdrachten, en die kruisbestuiving heeft ons zeker geholpen. Ze konden elementen uit eerdere projecten toepassen op onze situatie, wat het proces versnelde. En ze hebben een team van gekwalificeerde mensen die bereid waren om een stap extra te zetten, ook buiten kantooruren. Het projectmanagement was goed georganiseerd en het team een mooie mix van jong talent en ervaren krachten. Ze wisten wat nodig was en combineerden oplossingen uit eerdere projecten met nieuwe ideeën voor onze website.”

“Het feit dat we nu met open source werken, is een groot voordeel met het oog op toekomstige aanbestedingen. Sinds de livegang hebben we weinig problemen gehad en als er iets mis was, werd het snel opgelost. Voor ons is het even wennen om met een ticketsysteem te werken, maar de ervaring tot nu toe is prima. We hebben regelmatig voortgangsoverleg met Garansys. Het is een doorlopend proces van optimalisatie.”

Heeft dit project invloed op andere IT-projecten binnen jullie organisatie?
“Dit project heeft ons positief verrast en is inspiratie voor andere IT-projecten binnen de overheid. Vooral de prettige samenwerking en een duidelijke aanpak heeft dit project tot een succes gemaakt. Vanuit mijn ervaring is Garansys een prettige samenwerkingspartner.”