Van On-Premise naar de Cloud met Dynamics CRM?

1. Inventariseer de functionele oplossing

We zien vaak dat bij het ontwikkelen van functionaliteit gebruik is gemaakt van de mogelijkheden die het platform op dat moment ondersteunde. Daarbij is vaak geen gebruik gemaakt van functionaliteit in nieuwere versies van Dynamics. Bij oudere implementaties is vaak gebruik gemaakt van een combinatie van JavaScript, maatwerk plug-ins en 3rd party oplossingen. Dit maakt een simpele migratie van de CRM-oplossing onmogelijk, omdat er per component gekeken moet worden wat bruikbaar is en wat er gedaan moet worden om het werkend te krijgen in een nieuwe versie van Dynamics. Kijk daarom niet naar individuele componenten in de oplossing, maar de functionele processen om te begrijpen wat er echt nodig is voor een cloudmigratie.

Vervolgens is het mogelijk om alle processen naast de standaardfunctionaliteit van Dynamics te leggen en ze opnieuw in te richten volgens de huidige best practices. Daarmee voorkom je mogelijke legacy of deprecated oplossingen, die na een upgrade kapot kunnen gaan.

Kijk of standaardfunctionaliteit, zoals gebruik maken van het Power Platform, Project Service Automation of Customer Insights dezelfde functionaliteit biedt als maatwerk. Het idee is om maatwerk zoveel mogelijk te voorkomen, zodat in de toekomst makkelijker gebruik gemaakt kan worden van nieuwe standaardfunctionaliteit.

2. Maak een invetarisatie van je licenties

Microsoft Dynamics 365 is niet gratis, net als het onderhouden van een server infrastructuur. Maak een inventarisatie van de gebruikersrollen binnen je organisatie en stem daar je licenties op af. Microsoft biedt verschillende licenties aan, en als er gebruik gemaakt wordt van standaardoplossingen, dan is het ook mogelijk om deze los af te nemen. Een tip, Microsoft biedt voor de meeste licentievormen zgn. Dual-Rights use aan, waardoor het mogelijk is om zowel OnPremise als in de Cloud eenmalig te licenseren en de migratie naar Online te vergemakkelijken. Het kan flink in de kosten lopen als er niet vooraf over de licenties is nagedacht. Een Team Member licentie heeft een limiet van 15 maatwerk entiteiten, maar is goedkoper en voldoet misschien aan alle andere voorwaarden. Ook daarom is het gebruik van standaardfunctionaliteit belangrijk.

3. Veiligheid

Veiligheid van data en toegang is een belangrijk aspect van elke oplossing, vooral wanneer persoonlijke identificerende informatie wordt opgeslagen. Bij On-Premise deployments is het mogelijk om alle aspecten in eigen hand te houden. Dynamics 365 Online biedt mogelijkheden, door gebruik te maken van Azure resources en automatische security updates. Neem contact met ons op als je meer vragen hebt over veiligheid in de Cloud.

4. Blijf bij de tijd

Microsoft heeft een duidelijke Cloud-first strategie. Daarom zijn de meeste oplossingen niet OnPremise beschikbaar. Kijk maar naar de beschikbaarheid, of beter onbeschikbaarheid, van de Unified Interface of Customer Insight voor On-Premise. Nieuwe functionaliteit zal altijd eerder voor Online of zelfs exclusief beschikbaar komen.

Dynamics 365 Online dwingt je ook om actueel te blijven, omdat upgrades automatisch worden gepland en uitgerold. Bij On-Premise deployments heb je niet alleen te maken met de Dynamics Servers, maar het hele IT-landschap. Dat maakt het plannen voor upgrades complexer, ten opzichte van Online deployments.

5. Migreren naar online

Alle functionaliteit is ingericht, de gebruikers hebben een licentie en je bent klaar om te starten. Ze kunnen alleen niet werken met een lege omgeving. Het datamodel is anders dan de On-Premise implementatie en daardoor kan de data niet zomaar geïmporteerd worden. Daarom is het belangrijk om tijdens de bouw van de nieuwe oplossing de vertaling van het oude naar nieuwe datamodel te beschrijven en bij te houden. Daarmee kun je de impact bepalen van de datamigratie op je totale begroting en de juiste datamigratie tooling kiezen.