Ministerie van Justitie over renovatie van hun kernsysteem en de samenwerking met Garansys

Lastig te onderhouden en verouderde systemen: bij klanten van Garansys komen we ze vaak tegen. Zo ook bij het Ministerie van Justitie en Veiligheid. In 2020 selecteerde het Ministerie de combinatie Garansys en VX Company voor de renovatie van de bestaande, verouderde applicatie die het primaire proces ondersteunt. Daarvoor is bewust niet gekozen voor individuen maar voor een compleet Agile team. Dat stond in de uitvraag naar de markt. Diederik vertelt over de initiële uitdaging. “We werkten echt met een verouderde applicatie waarbij het steeds lastiger werd om kennis in de markt te vinden. Het was moeilijk te onderhouden doordat de techniek ruim tien jaar oud was. Wanneer er nieuwe mensen kwamen werken, merkten we dat de inwerkperiode en de doorlooptijd van wijzigingen enorm lang werd, juist ook door de verouderde technologie. Het inwerken duurde steeds langer en daar moesten we op acteren. We vonden het spannend om zaken aan te passen omdat het soms gevolgen had op plekken waar je het niet verwachtte. Wanneer iemand aangaf dat zij iets nodig hadden vanuit de applicatie, moesten wij zeggen: dit is lastig of dit duurt heel lang, in plaats van we gaan er meteen mee aan de slag zodat dit jouw werk makkelijker maakt.”

Ontzorging

Traditioneel is de overheid gewend om zelf mensen in te huren en dan vooral individuen, maar dit kost enorm veel tijd en moeite. Voor deze renovatie-opdracht werd bewust gekozen voor een compleet DevOps team. “Bij de renovatie van het kernsysteem wilden we zoveel mogelijk ontzorgd worden. Dit is gelukt doordat er een compleet team aan de slag is gegaan, met ontzorging van bijvoorbeeld het inhuurproces en inhousing. We wilden een leverancier die de renovatie samen met ons aan wilde gaan en ons ook volwaardig kon adviseren tijdens dit traject.

De uitdaging volgens Alexander Vermeulen (Garansys) Scrum Master van het Agile- team:

“De uitdaging vanuit Garansys was: hoe krijgen we een nieuw samengesteld team goed werkend, terwijl we door Corona alleen online konden samenwerken? Want in die tijd waren er strenge Corona-maatregelen. Hoe krijgen we het team snel mee op het denkniveau van het MJenV? Hoe maken we daar een succesvol project van? In dit systeem wordt erg veel geregistreerd, dat maakte dat er grote hoeveelheden data verwerkt worden. Belangrijke eisen waren configureerbaarheid en een hoge performance. De gekozen technologie is een .NET Core applicatie met een Angular frontend en een SQLServer database. “

Het succes meten

Hoe weet je nu of een Agile team goed bezig is? Belangrijk is dat er eerst een duidelijk doel is. Dat doel was door het MJenV al helder op papier gezet en stond centraal bij de start van het project. Daarnaast is het zaak om de voortgang en het succes goed te meten. Alexander vertelt hierover: “We hebben dit samen op verschillende manieren uitgewerkt. Om het doel te kunnen bereiken hebben we een flinke lijst met acceptatiecriteria opgesteld en de backlog verheldert. De diverse interne teams hebben richtlijnen meegegeven aan de output van het renovatieteam van Garansys. De afdeling informatiebeveiliging heeft bijvoorbeeld aangegeven dat de applicatie moet voldoen aan bepaalde beveiligings- en kwaliteitseisen. Juist om te zorgen dat wij bouwen aan een omgeving waarmee de organisatie nog minstens tien jaar vooruit kan.”

Om zicht te krijgen op de voortgang wordt gebruik gemaakt van sprintrapportages, die aangegeven hoeveel er is opgeleverd en met welke productiviteit en kwaliteit. Ook bij het MJenV werkt Garansys met functiepunten (zie kader). Diederik: “In de samenwerking met het renovatieteam maken we gebruik van functiepunten. Hiermee maken wij inzichtelijk wat er per sprint aan functionaliteit opgeleverd wordt. Ook kijken we achteraf terug op wat er per sprint gebouwd is aan functionaliteiten. Dat geeft inzicht en grip, een mooie methode dus.”

Agile volledig omarmen

Het is mooi om te zien dat een gedeelte van de overheid de Agile werkwijze compleet omarmd heeft. Diederik: “Het duurde best even voordat de werkwijze omarmd werd in de interne organisatie; we moesten onze processen anders inrichten. Daar zijn we natuurlijk al even mee bezig maar we zien dat Garansys hier veel ervaring in heeft. Dit reikt verder dan het project alleen, dit helpt ook organisatie breed. Dat zie je in het feit dat het team van Garansys andere teams uitnodigt om de samenwerking op kantoor verder te ontwikkelen. Dit zorgt voor een goede synergie tussen de teams en bevordert het Agile-werken binnen onze organisatie.. De Agile methodiek werkt voor ons erg goed en het is fijn dat er een ervaren partij van buitenaf hierin mee kan denken.”

De resultaten van de eerste fase

Diederik is tevreden over de tot dusver behaalde resultaten: het eerste deel van het gerenoveerde systeem is succesvol vernieuwd en ‘live gegaan’ zonder al te veel bevindingen. De gebruikers zijn blij met hun nieuwe IT-oplossing. Het traject loopt nog door en Diederik geeft aan dat de zaken die nu zijn opgeleverd en door de interne organisatie in beheer is genomen, zeker voldoen aan de verwachtingen.

“De samenwerking is goed. We hebben een mooi team neergezet de afgelopen periode. Waarin, zoals in alle samenwerkingen, we eerst aan elkaar moesten wennen. Hoe doen jullie het? Hoe doen wij het? Wat verwachten we van elkaar? In het begin hebben we bewust een flinke periode geïnvesteerd om de samenwerking op te starten. We zijn de eerste 4 weken anders productief geweest; dit hebben we de 0-sprint genoemd. We hebben volledige focus gehad op het inwerken van het team. Dit moet je zien als een waardevolle investering die de samenwerking  van een goede start voorziet. Dat is een belangrijke tip die ik kan meegeven.”

“In de eerste gesprekken kwam de eerlijkheid en openheid in het samenwerken duidelijk naar voren bij Garansys. Dit zochten we in de samenwerking met een leverancier. Niet ergens omheen draaien of iets verdoezelen, maar het juist bespreken, ook wanneer het niet goed gaat” aldus Diederik.