Het belang van governance in een Power BI-omgeving

Volgens Bob is een gebrek aan richtlijnen en kaders voor het gebruik van Power BI een veelvoorkomend probleem dat leidt tot wildgroei en inefficiëntie. Hij vergelijkt dit met het gebrek aan werkafspraken bij het gebruik van Microsoft Teams, waarbij het steeds moeilijker wordt om documenten terug te vinden. ‘Als er geen duidelijke afspraken worden gemaakt hoe je de tool gebruikt, ontstaat er wildgroei’, legt Bob uit. ‘Hetzelfde geldt voor Power BI. Het ontbreken van governance in Power BI leidt tot een onbeheersbare omgeving. Denk bijvoorbeeld aan dezelfde rapportages die op verschillende plaatsen worden opgezet.’

Inrichten van governance

Bij het implementeren van governance in Power BI ligt de focus vaak op beleid en processen, eerder dan op technische aspecten. ‘Dit maakt het implementeren ervan soms lastig, omdat je te maken hebt met het gedrag van mensen’, zegt Bob. ‘We beginnen met het definiëren van een governance framework voor Power BI en stellen richtlijnen en kaders vast voor het ontwikkelen, implementeren en gebruiken van Power BI-toepassingen. En er worden processen opgezet om dubbel werk te voorkomen en de ontwikkeling van Power BI-rapportages te stroomlijnen.’

Een aanpak op maat

Bob benadrukt dat het belangrijk is om de roadmap voor implementatie van Power BI af te stemmen op de specifieke behoeften van elke organisatie. Hij verwijst naar het adoptieraamwerk van Microsoft, dat het volwassenheidsniveau meet aan de hand van de pijlers people, process en technology. ‘Deze componenten worden vaak geassocieerd met de aspecten organisatie, gebruik en oplossing. Het opstellen van de spelregels is de eerste stap en dit wordt meestal gedaan door mensen die zowel verstand hebben van de organisatie als van de technologie. Een Center of Excellence (COE) kan bijvoorbeeld deze rol op zich nemen. Verwacht van een organisatie niet dat iedereen van de ene op de andere dag anders gaat werken. Mijn tip is dan ook om eerst de quick wins te bepalen om de wildgroei niet groter te laten worden.’

Kennisdeling en community

Om kennisborging en kennisdeling te bevorderen, raadt Bob aan om een Power BI-community op te zetten waar gebruikers vragen kunnen stellen en van elkaar kunnen leren. ‘Op deze manier voorkom je dat iedereen steeds opnieuw het wiel uitvindt waardoor verschillende oplossingen ontstaan voor één probleem.’ 
Een goede samenwerking tussen verschillende afdelingen met een afgevaardigde van iedere afdeling in het COE is cruciaal voor het creëren van een beheersbare omgeving, net als een constante feedbackloop met gebruikers. ‘Vraag regelmatig of gebruikers moeite hebben met het vinden van een informatieproduct zoals een rapportage of om de waarde van een product in te schatten, want het is een continu proces.’

Niet te veel spelregels

‘Als iets niet mogelijk is in Power BI, dan zijn er zijn altijd wel manieren om eromheen te werken en dan schiet je het doel voorbij. Bedenk daarom vooral niet te veel spelregels, maar geef mensen juist de mogelijkheid om af en toe iets uit te proberen. Het vinden van de juiste modus hierin, is een interessant speelveld. Vaak zien we dat gebruikers alles willen, terwijl IT juist meer grip wil hebben op wat er gebeurt. Juist daarom zijn die spelregels zo belangrijk en dat is een hele interessante dynamiek.’