Libris over Digitaal Beursplein

Baanbrekend concept in de branche

Libris.nl is een collectief van circa 200 zelfstandige Libris- en Blz.-boekhandels in Nederland. Deze ondernemers geloven in de boekhandel: boeken worden het best verkocht door een ‘boekengek’. Elke Libris-boekhandel heeft zijn eigen karakter en unieke uitstraling. En elke ondernemer maakt zijn eigen afspraken met de uitgevers. Caroline Damwijk: “Het collectief biedt vooral voordelen op het gebied van inkoop en marketing. Het doel was om boekhandel en uitgever bij elkaar te brengen op één platform, om e-mail uit te bannen en digitaal goede inkoopafspraken te kunnen maken en quantumkortingen te kunnen bepalen.”

Dat platform werd het Digitaal Beursplein. Een baanbrekend concept in de branche, onder eigen regie op maat gebouwd voor Libris in .Net versie 1 en in 2000 gelanceerd. “Het was natuurlijk wennen in het begin en het systeem moest zich eerst bewijzen. Maar het werd omarmd door de boekhandels. Zij kregen meer tijd om te doen waar zij goed in zijn: met passie boeken verkopen.”

Systeem in laatste levensfase: reanimeren?

Het Digitaal Beursplein werd een succes. Het had zich bewezen (Stabiliteitsfase in de smart life cycle). Functionaliteiten werden uitgebreid en aangepast (Continuïteitsfase). Maar na diverse vernieuwingsslagen (Vitaliteitsfase), kwamen dan toch de eerste signalen dat het Digitaal Beursplein in de ‘decline’ fase zat. Na ruim 15 jaar was het tijd om te gaan kijken naar een systeem dat weer helemaal klaar was voor de veranderende omgevingen en toekomstige wensen. Geen vernieuwingen meer, dat zou niet verstandig zijn. Dus werd het nieuwbouw.

Digitaal Beursplein 2.0

Caroline damwijk: “Vanaf de lancering van het Digitaal Beursplein hebben we het beheer ervan bij Garansys neergelegd. Samen hebben we alle fases van de smart life cycle doorlopen. Toen het systeem in 2014 de laatste fase bereikte, zijn we gaan nadenken over het nieuwe Digitaal Beursplein. Uitgangspunt was het goede van het oude Digitaal Beursplein. Die kennis en ervaring hebben we gebruikt. We hebben noodzakelijke aanpassingen gedaan. En de opmerkingen en wensen van de boekhandels meegenomen. Wij wisten heel goed wat we wilden. Garansys stelde steeds de vraag waarom dat iets zou toevoegen. Zo hielden we elkaar scherp.

Overgangsfase: houding aanpassen

De overgang naar een nieuw systeem is altijd lastig voor de gebruikers. Het oude werkte toch prima? Caroline Damwijk licht toe: “Dan moet je duidelijk uitleggen waarom je toch een nieuw systeem gaat bouwen. En waarom je dus geen aanpassingen meer gaat doen aan het oude. Vooral dat laatste vraagt om een verandering van de houding. Niet alleen van de gebruikers die bepaalde functionaliteiten nog graag toegevoegd zien. Maar ook van de mensen van Garansys, de technisch beheerspecialisten die gewend zijn om het systeem te verbeteren. Want is er eenmaal besloten om af te stappen van een systeem, dan gaat beheer alleen nog aan de slag met de vraag ‘Het werkt even niet (goed), kun je helpen?’ Voor ‘Het zou fijn zijn als…’, voor een wens dus, is dan geen ruimte meer.”

Communicatie en geduld

In september-oktober 2018 ging het nieuwe Digitaal Beursplein live. “Een totaal nieuw systeem heeft kinderziektes. Tot december-januari waren er problemen. Samen met Garansys hebben we een crisisteam gevormd om die op te lossen. Communicatie is in het hele traject van groot belang. Voordat je gaat bouwen, moet je heel goed formuleren wat je afspreekt. Precies van elkaar weten wat je bedoelt. Na de introductie bleven we richting de boekhandels aangeven dat het nieuwe systeem meer mogelijkheden en voordelen heeft. Maar ook binnen het ontwikkelteam moesten we elkaar regelmatig weer even wijzen op het uiteindelijke doel, de reden waarom wie hieraan begonnen waren. Garansys was ook op dat vlak een grote steun voor ons. Niet alleen aandacht voor de techniek, maar zeker ook voor het menselijke aspect.”

Blind vertrouwen

Het systeem draait nu goed, is stabiel. Nu moet de continuïteit worden gewaarborgd. Nu is het zaak aanpassingen te blijven doen, te kijken naar de ontwikkelingen in de markt. Het is een uniek systeem, echt onderscheidend binnen de branche. Het levert nog meer geautomatiseerd maatwerk. Zo krijgt de boekhandel een inkoopvoorstel op maat van de uitgeverij, afhankelijk van de volumes. Het systeem bevat informatie per boek: goed verkocht, backlist, aanbieding, nu in het nieuws. Boekhandels kunnen direct zien welke boeken zij het best kunnen bestellen. Niet alleen het systeem is bijzonder. Caroline Damwijk: “Ik vind het vooral heel bijzonder dat je met elkaar nieuwe dingen durft te doen. Je moet ruzie durven maken. Zoveel belangen, zoveel spanning. En dan toch weer samen verder kunnen.” De relatie van Libris met Garansys gaat al zo’n 20 jaar terug. Caroline Damwijk kan dat wel verklaren: “Met Garansys heb je een mens-mens relatie. Omdat de meesten uit het team al 10 jaar bij Garansys en Libris Blz werken, kennen we elkaar door en door. En kunnen we elkaar ook ter verantwoording roepen. Garansys is het tegendeel van uurtje-factuurtje. De klant als mens meenemen in hun aanpak, daar zijn zij heel sterk in. Dan ontstaat er vanzelf een lange termijn relatie. En een blind vertrouwen in elkaar.”