Waarom overzicht en samenwerken voor Hedwig onlosmakelijk zijn

Bij Garansys werken collega’s die zelden op de voorgrond staan, maar zonder wie projecten simpelweg niet van de grond komen. Mensen die structuur aanbrengen, overzicht houden en zorgen dat alles klopt. In processen, afspraken en deadlines. Eén van hen is bidmanager Hedwig. Haar werk speelt zich af achter de schermen, maar heeft grote impact.

Tekst: Jesper Oskam

Als bidmanager is Hedwig verantwoordelijk voor twee grote raamovereenkomsten binnen de Rijksoverheid. Binnen die overeenkomsten worden mini competities uitgevraagd, waarop Garansys samen met andere IT-leveranciers kan inschrijven. Hedwig begeleidt dat volledige proces. Van het eerste besluit om wel of niet mee te doen tot en met de uiteindelijke indiening.

Ze kwalificeert aanvragen met het team, begeleidt het offerteproces en schrijft of reviewt waar nodig. Daarbij schakelt ze intensief met collega’s en leveranciers, zeker wanneer er met partners wordt samengewerkt. Haar rol is die van bewaker en verbinder tegelijk. Ze zorgt dat alles volgens de regels verloopt en is ook betrokken bij onderhandelingen en contractondertekening wanneer een opdracht wordt gewonnen.

Naast deze trajecten werkt ze aan Europese aanbestedingen buiten de raamovereenkomsten en doet ze contractmanagement voor de mantels. Rapportages en KPI’s horen daar net zo goed bij. Ook social return is onderdeel geworden van haar werk. Ze haalt informatie op binnen de organisatie en rapporteert hierover richting opdrachtgevers. Vanuit die rol neemt ze deel aan een MVO-werkgroep met collega’s uit verschillende disciplines.

De manier van werken binnen Garansys typeert ze als resultaatgericht, betrokken en pragmatisch. Resultaatgericht zit volgens haar diep verankerd. Het gaat om het doel. Niet om de route ernaartoe, maar om wat je uiteindelijk bereikt. Doorvragen hoort daar vanzelfsprekend bij. Waarom doen we iets, en wat levert het op?

Die focus op resultaat gaat hand in hand met betrokkenheid. Collega’s zijn niet alleen betrokken bij hun werk, maar ook bij elkaar. Dat merk je op de afdeling en in de samenwerking. Succes wordt samen gevierd. “We doen het met elkaar,” en een gewonnen aanbesteding is nooit het werk van één persoon.

Pragmatiek zit voor Hedwig in doen wat nodig is. Er is ruimte voor discussie, maar geen eindeloos overleg. Op een gegeven moment moet je tot de kern komen en aan de slag. Problemen los je eerst op. Daarna kijk je wat beter kan. Praktisch en direct, zonder onnodige regels of processen.

Eén van de trajecten die haar het meest is bijgebleven, is Domeinen Roerende Zaken. Ze werkte pas twee maanden bij Garansys toen dit traject speelde. De samenwerking met collega’s maakte het voor haar bijzonder. De mini-competitie werd gewonnen en ineens stond het hele bedrijf op zijn kop. “Heel mooi om te zien hoe zoiets leeft binnen de organisatie.”

Ook het Dynamics-traject voor het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap maakte indruk. Intensief, pittig en uitgevoerd met partners en een groot team. Deze mini-competitie werd uiteindelijk niet gewonnen, maar dat doet niets af aan haar gevoel over het resultaat. “We hebben alles gegeven. We hadden het niet beter kunnen doen.”

Over de toekomst van IT-dienstverlening is Hedwig nuchter. Ze verwacht niet dat de dienstverlening richting klanten sterk verandert. Wel de technologie eromheen. AI gaat daarin volgens haar een grote rol spelen, vergelijkbaar met de opkomst van internet.

Ze ziet AI vooral als hulpmiddel dat processen kan versnellen en ondersteunen, bijvoorbeeld bij het ontwikkelen van maatwerkapplicaties. Zelf verwacht ze niet dat haar werk zal verdwijnen. “Er zijn altijd mensen nodig voor het denkwerk.” AI helpt om werk sneller en beter te doen, maar vervangt het menselijke oordeel niet.

Bidmanagement klinkt voor buitenstaanders misschien saai. Hedwig begrijpt dat. Voor haar zit het plezier juist in de samenwerking. Het samenbrengen van verschillende stakeholders, het begeleiden van processen en zorgen dat iedereen op tijd zijn bijdrage levert.

Haar werk is afwisselend. De ene keer bereidt ze een kick-off voor, de andere keer zit ze in een klantsessie of overleg met partners. Deadlines passen haar goed. En het moment waarop een offerte is ingediend en de uitslag binnenkomt, blijft bijzonder. “Dat is altijd een speciaal moment.”

Naast haar werk is Hedwig moeder van twee kinderen. Ze spreekt graag af met haar vriendinnen en traint voor een triatlon. Alleen maar thuiswerken is voor haar geen optie. Kantoor heeft haar duidelijke voorkeur. Het contact met mensen, de gesprekken tussendoor, samen lunchen en snel kunnen schakelen maken voor haar het verschil. Alleen thuiswerken zou haar, zoals ze zelf zegt, duidelijk ongelukkig maken.

Chocolade als vaste kantoorsnack? Misschien liever niet, want dan wordt het de hele dag door snoepen. En havermelk in de cappuccino? Dat laat ze aan de havermelkelite. Gewone melk is voor haar prima. Minder gedoe.

Haar werk uitleggen aan een kleuter blijft lastig. Ze lacht om de vraag. Uiteindelijk houdt ze het simpel. Ze zit op kantoor en zorgt ervoor dat het bedrijf websites en apps kan bouwen, zoals bijvoorbeeld YouTube Kids of de Zapp-app. Zelfs op een verjaardag is dat soms al ingewikkeld genoeg, ook bij volwassenen.