Vertom over maritieme dienstverlening

Vertom is een bedrijf in de maritieme dienstverlening. Dat maritiem dienstverlenen omvat echter nogal wat, vertelt CEO Arjan de Jong. “Vertom bestaat uit verschillende divisies. Zo biedt onze afdeling Agencies professionele vertegenwoordiging bij het inklaren van schepen in havens in Europa en de Verenigde Staten. Dat doen we bijvoorbeeld voor rederijen en bevrachters. Met een andere afdeling, Shipping & Trading, zijn we actief in de kleine kustvaart. Met een gedeeltelijk eigen vloot van zo’n 100 schepen vervoeren we zogeheten droge lading.”

Battle of data

Zo kan De Jong nog wel even doorgaan. Bevrachting, tankerbevrachting, lijndiensten, technisch management: de dienstverlening van Vertom is uiterst omvangrijk. De IT-systemen van Vertom konden de groei van het bedrijf echter niet bijbenen. Vertom ging enkele jaren geleden op zoek naar een nieuwe IT-partner. Deels uit nut, deels uit noodzaak. “We hebben lang gewerkt met een eigen ERP-systeem op basis van FileMaker,” zegt De Jong, “maar dat was op een gegeven moment echt verouderd, zo was de database vervuild. Daar kwam een strategisch argument bij, want ook in de maritieme sector wordt de battle of data steeds groter. Daarom wilden we van start met onder andere het verzamelen en verrijken van data en het implementeren van artificial intelligence.”

Portmaster

Garansys was een van de uitgenodigde potentiële IT-partners en De Jong bemerkte al snel een klik. “Vertom is een laagdrempelig, open, familiegeoriënteerd bedrijf. Garansys gaf de indruk goed bij ons te passen.” Praatjes vullen geen gaatjes, dus Garansys moest die positieve indruk in de praktijk zien waar te maken. En dat is aardig gelukt. Op een haar na is ‘PortMaster’, een Microsoft business-applicatie voor de afdeling Agencies, klaar. “We bevinden ons in de testfase. Daarna gaat dit operationele systeem live, waarmee schepen eenvoudig kunnen worden ingeklaard in havens. Bij zo’n proces komt enorm veel administratie kijken, en dat is nu allemaal volledig gedigitaliseerd.”

Voorspellende informatie

Bovendien heeft Garansys ervoor gezorgd dat PortMaster gekoppeld kan worden aan andere systemen. De Jong: “Zo is het financiële pakket aan PortMaster gehangen. Datzelfde geldt voor een externe tool die data analyseert. Die data zijn door Garansys uit onze systemen gehaald. De daaruit volgende market intelligence stelt ons in staat onze klanten proactief te informeren. Dankzij die voorspellende informatie – zoals gedetailleerde realtime weer- en getijdengegevens – kunnen zij veel efficiënter werken.”

Luisteren, begrijpen en herstellen

Het resultaat van deze procesoptimalisatie door Garansys mag er zijn. Straks staat er een product waar Vertom mee verder kan. Maar eerlijk is eerlijk: het traject liep niet altijd even soepel. “Dat had vooral met grote operationele drukte aan onze kant te maken”, verklaart De Jong. “En ik denk ook dat Garansys vooraf had verwacht dat deze opdracht eenvoudiger zou zijn. In de praktijk ging het af en toe met horten en stoten.” Juist op zulke momenten moet de waarde van een echt partnership zichtbaar worden. “Iedereen maakt fouten, het komt er dan op aan hoe je ermee omgaat. Bij Garansys heb ik ervaren dat ze niet alleen vol begrip zijn, maar zaken ook snel oppakken en herstellen.”

Die succeservaring heeft ertoe geleid dat Garansys Vertom verder mag ondersteunen, bij de doorontwikkeling en het beheer van IT-systemen van andere afdelingen van Vertom. De Jong: “Ik heb het namelijk echt als prettig ervaren dat Garansys zo naar ons luisterde en begrip toonde. Op momenten dat het even niet optimaal liep, kwamen ze bij ons langs en vroegen echt door naar de kern van het probleem. Ze wilden precies weten wat er aan de hand was. Dat lijken misschien allemaal zinloze, kostbare uren, maar ze zijn zo waardevol. Daarmee laat je zien dat je je klant serieus neemt.”