Power BI in 6 stappen

De verleiding is groot om direct aan de slag te gaan met Power BI. Kijken wat er kan, geïnspireerd door alle mooie voorbeelden die er voorhanden zijn. Met als risico dat het bij uitproberen blijft. Maar hoe kom je in korte tijd gestructureerd zo’n relevant dashboard, dat je kunt doorontwikkelen? Daartoe zijn zes stappen essentieel:

1. Ken de meters

Elke organisatie stuurt. Op omzet, kosten, share of wallet, bezetting, declarabele uren, marge per klant, er is veel variatie. Kies de kern stuurfactoren en beperk deze tot maximaal zes.

2. Vraag een proeflicentie aan

Power BI en Power BI Desktop zijn gratis in gebruik. Power BI Pro is een betaalde licentie, maar is gedurende 60 dagen gratis uit te proberen. Na deze periode kost Power BI Pro € 8,40 per gebruiker per maand. Goed om te weten: als je dashboards later veel gebruikers gaat hebben, is het goed om “embedded Power BI” te kiezen. Daarbij wordt de tool eenmalig geïntegreerd in een bestaande applicatie en betaal je geen licentiekosten.

3. Kies de juiste visuele vorm

Standaard heeft Power BI veel visuele vormen beschikbaar. Onderstaand figuur geeft een indruk wat er allemaal mogelijk is.

4. Ontwerp een concept dashboard

Power BI is een zeer toegankelijke tool, ook makkelijk in het gebruik. Het ontwerp van een dashboard vereist wel inzicht in de stuurfactoren en datastromen om tot de stuurfactor te komen en natuurlijk inzicht in de mogelijkheden van Power BI. In de meeste gevallen is het handig om hier een specialist voor in te schakelen.

5. Kill your darling

Een eigen ontwerp – ook een dashboard – wordt al snel je eigen kindje en dat vertroebelt het oordeel. In stap vijf is het zaak om de kritische blik van buiten toe te voegen. Laat daarom het dashboardontwerp (met test gegevens) testen door twee of drie stakeholders en maak met hun bevindingen het ontwerp sterker.

6. Sluit de data aan

Nadat het concept dashboard is goedbevonden, kan nu de noodzakelijke en beschikbare data worden aangesloten. Hiervoor worden de databronnen gekoppeld in Power BI. Denk daarbij aan een SQL Server database, een Excel sheet of Google analytics. Maandelijks komen er nieuwe soorten databronnen bij waarnaar gekoppeld kan worden. Wanneer de informatie in je dashboard groeit is het verstandig na te denken over de juiste bijpassende data-architectuur

In de praktijk blijkt dat een eerste dashboard vaak een prima middel is om een abstract denkproces te visualiseren en voor iedereen inzichtelijk te maken. En uiteindelijk ook beter en transparanter te sturen.